In diesem Kapitel geben wir Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen:
Die Berechnung des Bankbuchungsdatums erfolgt in mehreren Schritten. Hier ist zu beachten, dass einmal mit Bankarbeitstagen (sog. TARGE-2-Tagen) gerechnet werden muss und auch mit Kalendertagen - je nachdem, welches Datum nun ermittelt wird.
1. Berechnung (Fälligkeit) Bankbuchungsdatum, das aufgrund der ersten Fälligkeit gemäß den Zahlungskonditionen zum tragen käme. Die Berechnung erfolgt in Kalendertagen. Ausgangsdatum (in Reihenfolge der Priorität):
BEL_621_10 (Valutadatum) BEL_611_10 (Belegdatum Fibu) BEL_19_10 (Belegdatum)
2. Berechnung (PreNotification) Bankbuchungsdatum, das sich aus der Vorlaufzeit für die Benachrichtigung des Kunden über den Zahlungseinzug ergibt (PreNotification). Es wird die PreNotification Vorlaufzeit des Mandats verwendet. Wurde das Flag für die Berücksichtigung der Postvorlaufzeit aktiviert (BEL_8896_1), addiert sich zur PreNotificationvorlaufzeit noch die Postvorlaufzeit, die im Firmenstamm definiert ist. Die Berechnung erfolgt in Kalendertagen. Ausgangsdatum (in Reihenfolge der Priorität): BEL_611_10 (Belegdatum Fibu) BEL_19_10 (Belegdatum)
3. Berechnung (Bankvorlauf) Bankbuchungsdatum, das sich ergeben würde, wenn die Bankvorlaufzeit zur Anwendung kommt. Die Berechnung erfolgt in Bankarbeitstagen (TARGET-2-Tagen). Ausgangsdatum (in Reihenfolge der Priorität): BEL_8909_10 (Geplantes Einreichdatum) BEL_611_10 (Belegdatum Fibu) BEL_19_10 (Belegdatum)
4. Ermittlung "avisiertes Bankbuchungsdatum" Aus diesen 3 möglichen Bankbuchungsdaten (Abbuchungsdaten) wird nun das höchste Datum als "avisiertes Bankbuchungsdatum" gesetzt.
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Die Ermittlung erfolgt beim Speichern des Belegs und vor dem Druck des Belegs (Direktdruck und Sammeldruck)
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Der Anwender kann die Berechnung durch die Eingabe von
Belegdatum Fibu Valutadatum und geplantes Einreichdatum
steuern. Diese kann auch in der Belegdatenkalulation erfolgen (insbesondere hier das geplante Einreichdatum). Wenn Sie die Berechnung komplett selbst übernehmen wollen, können Sie das Feld BEL_8919_1 (Keine Berechnung avisiertes Bankbuchungsdatum) aktivieren. In diesem Falle kann die Berechnung komplett über die Stammdatenkalkulation gelöst werden.
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Die Zahlungskonditionen sollten in jedem Fall überprüft und dann auch ggf. angepasst werden. Es ist z.B. nicht sinnvoll, eine PreNotificationfrist von 5 Tagen und die erste Fälligkeit eines Rechnungsbetrages (Skonto 1) mit 3 Tagen zu vereinbaren. Je mehr die SEPA-Fristen mit den Bedingungen für die Zahlung divergieren, je weiter nach hinten verschiebt sich das tatsächliche Datum der Bankabbuchung. Eine Angleichung kann man auch sehr gut über die Verwendung der Bedingungen lösen, die innerhalb der BüroWARE/WEBWARE-Zahlungskondition definiert werden können.
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Hierzu muss das Zugriffsrecht FI5100 Nr. 65 aktiviert werden. Bei dieser Konstellation ist es möglich, dass pro Kunde mehrere Lastschriften erstellt werden. Handelt es sich dabei noch um die Erstlastschrift, müssen Sie bedenken, das u.U. nur eine der Lastschriften eines Kunden von der Bank angenommen wird, weil eine als Erstlastschrift eingereichte Lastschrift zuerst angenommen sein muss, bevor eine Folgelastschrift eingereicht werden kann. Folgelastschriften dieses Kunden müssen Sie dann u.U. aus dem Zahlungsvorschlag löschen und später einreichen!
Hier einige Beispiele für die Gestaltung der Zahlungskonditionen:
1. Beispiel Folgelastschrift mit 3 Tagen Bankvorlauf:
Warenwirtschaft - Beleg Zahlungskondition (einfach, ohne Bedingung): 5 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto PreNotification 3 Tage vor Bankbuchung, keine Postvorlaufzeit Rechnungsdatum: 3. Februar 2014 Fälligkeit: 8. Februar 2014 Einreichdatum: 12. Februar 2014 (also der auf die Fälligkeit folgende Mittwoch). Bankbuchungsdatum, welches auf der PreNotification mitgeteilt wird: 17. Februar 2014
Zahlungsverkehr Einreichdatum: 12. Februar 2014 Rechnungen fällig bis: 12. Februar 2014 Skontoverarbeitung: Gemäß Zahlungskondition Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 17. Februar 2014
Am Mittwoch erstellen Sie einen Zahlungsvorschlag mit Einreichdatum 12. Februar 2014 und Rechnungen fällig bis 12.Februar 2014. Die Rechnung wird unter Abzug von Skonto vorgeschlagen, das Bankbuchungsdatum, das vom Zahlungsverkehr ermittelt wird, stimmt mit dem avisierten Bankbuchungsdatum der PreNotification überein. Es wird keine neue PreNotification gedruckt. An diesem Beispiel erkennt man, das nun die Fälligkeit der Zahlungskondition mit den tatsächlichen Verhältnissen aufgrund von SEPA-Fristen und internen Gegebenheiten (Einreichung immer mittwochs) abweicht.
2. Beispiel mit veränderten Zahlungskonditionen (Folgelastschrift 3 Tage Bankvorlauf):
Warenwirtschaft - Beleg Zahlungskondition (einfach, ohne Bedingung): 9 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto PreNotification: 3 Tage vor Bankbuchung, keine Postvorlaufzeit Rechnungsdatum: 3. Februar 2014 Fälligkeit: 12. Februar 2014 Einreichdatum: 12. Februar 2014 (also der auf die Fälligkeit folgende Mittwoch). Bankbuchungsdatum, welches auf der PreNotification mitgeteilt wird: 17. Februar 2014
Zahlungsverkehr Einreichdatum: 12. Februar 2014 Rechnungen fällig bis: 12. Februar 2014 Skontoverarbeitung: Gemäß Zahlungskondition Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 17. Februar 2014
Am Mittwoch erstellen Sie einen Zahlungsvorschlag mit Einreichdatum 12. Februar 2014 und Rechnungen fällig bis 12.Februar 2014. Die Rechnung wird unter Abzug von Skonto vorgeschlagen, das Bankbuchungsdatum, das vom Zahlungsverkehr ermittelt wird, stimmt mit dem avisierten Bankbuchungsdatum der PreNotification überein. Es wird keine neue PreNotification gedruckt. Fälligkeit laut der Zahlungskondition ist in diesem Beispiel schon näher an dem tatsächlichen Abbuchungsdatum.
3. Beispiel mit weiter veränderten Zahlungskonditionen und Anpassung der Parameter im Zahlungsverkehr (Folgelastschrift 3 Tage Bankvorlauf)
Sie können die Lastschriften in der Regel mindestens 14 Kalendertage VOR dem Bankbuchungsdatum bei Ihrer Hausbank einreichen. Einige Banken haben diese Frist sogar deutlich verlängert. Dies können Sie sich nun im Zahlungsverkehr zu nutze machen und einfach bis zum Einreichtag angefallen Rechnungen zur Lastschrift einreichen:
Warenwirtschaft - Beleg: Zahlungskondition (einfach, ohne Bedingung): 12 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto PreNotification: 3 Tage vor Bankbuchung, keine Postvorlaufzeit Rechnungsdatum: 3. Februar 2014 Fälligkeit: 15. Februar 2014 Einreichdatum: 12. Februar 2014 (also der auf die Fälligkeit folgende Mittwoch). Bankbuchungsdatum, welches auf der PreNotification mitgeteilt wird: 17. Februar 2014
Zahlungsverkehr: Einreichdatum: 12. Februar 2014 Rechnungen fällig bis: 26. Februar 2014 Skontoverarbeitung: Alle Rechnungen generell mit Skontosatz 1 Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 17. Februar 2014
Die Zahlungskondition wurde dahingehend angepasst, das zu den 9 Tagen noch die Bankvorlaufzeit addiert wurde. Am Mittwoch erstellen Sie einen Zahlungsvorschlag mit Einreichdatum 12. Februar 2014 und Rechnungen fällig bis 26.Februar 2014. Sie nutzen hier einfach die Möglichkeit, Lastschriften bereits 14 Tage im Voraus bei der Bank einzureichen. Wichtig dabei ist die Einstellung, dass "Alle Rechnungen generell mit Skontosatz 1" vorgeschlagen werden. Durch die Lastschrift kann ein späterer Einzug der Rechnung nicht zu Lasten des Kunden gehen, deshalb wird in diesem Bereich ohnehin auch dann Skonto gewährt, wenn die tatsächliche Abbuchung später erfolgt. Die Einstellung "generell mit Skontosatz 1" ist also hier dann genau richtig.
Die Rechnung wird unter Abzug von Skonto vorgeschlagen, das Bankbuchungsdatum, das vom Zahlungsverkehr ermittelt wird, stimmt mit dem avisierten Bankbuchungsdatum der PreNotification überein. Es wird keine neue PreNotification gedruckt.
Hier stimmt das Bankbuchungsdatum technisch mit der Fälligkeit der Zahlungskondition überein. Die Fälligkeit ist der 15. Februar - ein Samstag, die Abbuchung erfolgt am 17. Februar, also am 1. Bankarbeitstag nach der Fälligkeit.
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Deaktivieren Sie das Zugriffsrecht FI5100 Nr. 65 und aktivieren Sie das Recht FI5100 Nr. 66. In diesem Falle sollten Sie mehrere Einzugstermine pro Woche planen, in denen Sie Lastschriften einreichen (z.B. montags und Donnerstags oder montags, mittwochs und donnerstags).
Hier einige Beispiele für die Gestaltung der Zahlungskonditionen bei 3 Einzugstagen in der Woche (montags, mittwochs und freitags):
1. Beispiel Folgelastschrift mit 3 Tagen Bankvorlauf:
Warenwirtschaft - Beleg Zahlungskondition (einfach, ohne Bedingung): 5 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto PreNotification 3 Tage vor Bankbuchung, keine Postvorlaufzeit Rechnungsdatum: 3. Februar 2014 Fälligkeit: 8. Februar 2014 Einreichdatum: 10. Februar 2014 (also der auf die Fälligkeit folgende Montag). Bankbuchungsdatum, welches auf der PreNotification mitgeteilt wird: 13. Februar 2014
Zahlungsverkehr Einreichdatum: 10. Februar 2014 Rechnungen fällig bis: 13. Februar 2014 Skontoverarbeitung: Alle Rechnungen generell mit Skontosatz 1 Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 13. Februar 2014
Das Einreichdatum ist Montag, der 10. Februar 2014. Es werden alle Rechnungen vorgeschlagen, die bis zum Bankbuchungsdatum (Einreichdatum + 3 Banktage Bankvorlauf) fällig sind. Die Rechnung wird unter Abzug von Skonto vorgeschlagen, das Bankbuchungsdatum, das vom Zahlungsverkehr ermittelt wird, stimmt mit dem avisierten Bankbuchungsdatum der PreNotification überein. Es wird nur eine neue PreNotification gedruckt, wenn mit dieser Lastschrift mehrere Rechnungen abgebucht werden sollen oder Gutschriften verrechnet wurden.
Es ist empfehlenswert, das Datum "Rechnungen fällig bis" um die Tage der geringsten Bankvorlaufzeit (also der Folgelastschrift) zu erhöhen. Dadurch werden dann auch noch Rechnungen berücksichtigt, die zum Einreichdatum noch nicht fällig wären, die aber zum nächst möglichen Bankbuchungsdatum fällig sind.
2. Beispiel Folgelastschrift mit 3 Tagen Bankvorlauf:
Warenwirtschaft - Beleg Zahlungskondition (einfach, ohne Bedingung): 10 Tage 3 % Skonto, 30 Tage netto PreNotification 3 Tage vor Bankbuchung, keine Postvorlaufzeit Rechnungsdatum: 3. Februar 2014 Fälligkeit: 13. Februar 2014 Einreichdatum: 14. Februar 2014 (also der auf die Fälligkeit folgende Freitag). Bankbuchungsdatum, welches auf der PreNotification mitgeteilt wird: 17. Februar 2014
Zahlungsverkehr Einreichdatum: 14. Februar 2014 Rechnungen fällig bis: 19. Februar 2014 Skontoverarbeitung: Alle Rechnungen generell mit Skontosatz 1 Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 19. Februar 2014 Das Einreichdatum ist Montag, der 10. Februar 2014. Es werden alle Rechnungen vorgeschlagen, die bis zum Bankbuchungsdatum (Einreichdatum + 3 Banktage Bankvorlauf) fällig sind. Die Rechnung wird unter Abzug von Skonto vorgeschlagen, das Bankbuchungsdatum, das vom Zahlungsverkehr ermittelt wird, stimmt mit dem avisierten Bankbuchungsdatum der PreNotification überein. Es wird nur eine neue PreNotification gedruckt, wenn mit dieser Lastschrift mehrere Rechnungen abgebucht werden sollen oder Gutschriften verrechnet wurden.
Auch in diesem Beispiel wurde die Angabe "Rechnungen fällig bis" um die Tage der geringsten Bankvorlaufzeit (also der Folgelastschrift) erhöht. Da ein Wochenende dazwischen liegt, ist dieses Datum also der 19.02.2014. Dadurch werden dann auch noch Rechnungen berücksichtigt, die zum Einreichdatum noch nicht fällig wären, die aber zum nächst möglichen Bankbuchungsdatum fällig sind.
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Die PreNotificationfrist sollten Sie an die kürzeste Bankvorlauffrist der von Ihnen verwendeten Lastschriftart anpassen. Verwenden Sie beide Lastschriftarten (Basis- und Firmenlastschrift), dann an die kürzeste Vorlauffrist der Basislastschrift (2 Tage bzw. 3 Tage).
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Prüfen Sie im Bankenstamm die eingetragene "Früheste Einreichfrist" für Lastschriften. Diese sagt aus, wie viele Kalendertage VOR Fälligkeit eine Lastschrift bei der Bank eingereicht werden kann. Diese Frist muss immer größer sein als die "Spätesten Einreichfristen" und sollte auch größer sein als die PreNotification-Vorlaufzeit. Die früheste Einreichfrist können Sie auch bei Ihrer Bank erfragen. Sie beträgt in der Regel 14 Tage, einige Banken haben diese Frist aber im Zuge der SEPA-Umstellung deutlich verlängert.
Beispiel mit 14 Tagen Einreichfrist:
Geplantes Einreichdatum der Lastschrift: 10.02.2014 Ermitteltes Bankbuchungsdatum: 26.02.2014 Frühestes Datum der Einreichung: 12.02.2014
In diesem Falle wird eine Fehlermeldung ausgegeben, weil die betroffene Bank die Lastschrift laut Einstellung im Bankenstamm maximal 14 Tage vor der Fälligkeit annimmt.
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Das ist grundsätzlich möglich. Allerdings nur für Kunden bzw. Rechnungsbelege, die entweder keine Mandatsreferenz haben, das Mandat noch nicht unterschrieben haben (Ausstellungsdatum fehlt), oder das Ausstellungsdatum in der Zukunft liegt. Solche Lastschriften können noch nach dem nationalen Verfahren eingereicht werden. Die Vorgehensweise hängt von der eingesetzten Version ab:
Version 5.3x Hierzu muss der Menüpunkt für die Erstellung von DTAUS-Dateien im Pop-Menü des Zahlungsverkehrs freigeschaltet werden. Danach sollten die Lastschriften markiert werden, die per DTAUS eingereicht werden sollen. Im Dialog für die DTAUS-Erstellung dann das Feld "Nur Markierte" aktivieren.
Bitte beachten Sie, dass in der 5.3x keine Prüfung erfolgt, ob die markierten Lastschriften auch wirklich über das nationale Verfahren eingereicht werden können!
Die Vorgehensweise gilt auch analog für österreichische Installationen.
Version 5.4x Hier steht Ihnen in der Karteikarte "1 Selektion" eine Auswahl zur Verfügung (Radiobuttons), ob Sie generell alle Rechnungen über SEPA einziehen möchten, Nur Rechnungen über SEPA mit gültiger Mandatsreferenz oder für Rechnungen ohne gültige Mandatsreferenz das nationale Verfahren verwenden möchten.
Version 5.5x Im Dialog "Neuen Zahlungsstapel anlegen" im Menü "Einstellungen" können Sie einen der folgenden Menüeinträge aktivieren:
SEPA für alle Lastschriften Alle Rechnungen werden für das SEPA-Verfahren vorgeschlagen. Ist eine Mandatsreferenz ungültig, wird die Lastschrift als fehlerhaft markiert.
SEPA für Lastschriften mit Mandatsreferenz SEPA wird nur für Rechnungen verwendet, die eine gültige Mandatsreferenz haben. Alle anderen Rechnungen werden NICHT vorgeschlagen!
NATIONAL für Lastschriften ohne Mandatsreferenz Alle Rechnungen ohne gültiges Mandat werden für das nationale Verfahren vorgeschlagen. Alle anderen Rechnungen (SEPA) werden NICHT vorgeschlagen.
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Eine Bank „00“ sollte auch in 5.3x nicht mehr verwendet werden, da es dadurch bei der Berechnung der Fristen zu Problemen kommen kann. Deshalb steht Ihnen in aktuellen Versionen im Dashboard der Version 5.3x im Bereich „Finanzbuchhaltung“ das Tool „Bankstammdaten umsetzen“ zur Verfügung.
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SEPA CORE1 ist die sogenannte „Euro-Eillastschrift“. Bei Aktivierung dieser Option wird die darunter einzutragende verkürzte Einreichfrist, von i.d.R. einem Tag vor Fälligkeit, verwendet. Vor Aktivierung sollten Sie sicherstellen, dass sowohl die Bank des Kreditors, als auch die Bank des Debitors dieses Verfahren unterstützt.
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Das Datum der letzten Verwendung ist in allen aktuellen Versionen frei zur Bearbeitung. Sie können es ändern oder bei Bedarf auch löschen. Beachten Sie bitte, dass ein Löschen dieses Datums zur Folge hat, dass aus einer Folgelastschrift wieder eine Erstlastschrift wird. Dies kann unter Umständen erforderlich sein, wenn der Debitor die Änderung seiner Bankverbindung bekannt gibt. In diesem Fall ist es zwar nicht nötig ein neues Mandat auszustellen, aber es muss wieder eine neue Erstlastschrift eingereicht werden.
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Das "avisierte Abbuchungsdatum" wird automatisch vor dem Druck und beim Speichern des Beleges ermittelt und in den Belegkopf geschrieben. (BEL_8886_10).
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Das avisierte Abbuchungsdatum ist immer ein TARGET-2-Datum, also ein Bankarbeitstag gemäß TARGET-2.
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Gutschriften werden im Zahlungsverkehr nicht mehr verrechnet, außerdem gilt pro Zahlungsverkehrskopf = Eine Rechnung
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CORE1 ist die "Eillastschrift" und wird nicht von allen Banken angeboten. Man muss eine extra Vereinbarung treffen. Diese Lautschrift ist wie die Basislastschrift, hat aber eine Vorlaufzeit von einem Tag.
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Dies ist ein bekanntes Problem, welches mit Revision 10416 behoben wurde.
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